Bespreking bevoorradingssysteem van AZ Diest via Hospital Logistics
“Na een proefperiode en een positieve evaluatie werd in oktober 2003 beslist het volledige ziekenhuis te bevoorraden via Hospital Logistics.”
“De bestelgegevens worden digitaal doorgezonden naar Hospital Logistics. De volgende werkdag worden de goederen in afgesloten rolcontainers tot op de verschillende afdelingen geleverd.”
Erik Pouders, Algemeen Directeur
Evaluatie
De overstap naar de systematische bevoorrading via Hospital Logistics verliep arbeidsintensief doch vlot. De afdelingen ervaren het systeem als positief:
- De afdelingen moeten geen tijd meer spenderen aan het op orde houden van hun voorraad.
- De goederen zijn zeer ordelijk gerangschikt.
- Er zijn weinig tot geen stockbreuken. Indien dit toch het geval is, wordt snel een oplossing geboden.
- Goederen die dreigen te vervallen verdwijnen tijdig uit de voorraad.
- Het traceren van goederen die door de fabrikant teruggeroepen worden is perfect mogelijk.
Beginsituatie
 Eind 2002 was het bevoorradingssysteem in het ziekenhuis dringend aan herziening toe. Er was een gebrek aan opslagcapaciteit en er waren ondoorzichtige en onduidelijke bestelprocedures. Het ontbreken van een informaticasysteem voor het bestellen van goederen maakte de opvolging en rapportering van en over verbruiksgoederen onmogelijk.
Na een grondige analyse besliste de Raad van Beheer om medio 2003 samen met Hospital Logistics een proefproject op te starten voor de levering van zowel steriele als niet-steriele verbruiksgoederen.
Na een proefperiode van drie maanden en een positieve evaluatie werd in oktober 2003 beslist het volledige ziekenhuis te bevoorraden via Hospital Logistics. De installatiefase verliep over een periode van 8 maanden waarbij op 26 afdelingen een bevoorradingssysteem (rekken, leggers en manden) werd geïnstalleerd.
Elke afdelingsverantwoordelijke (meestal hoofdverpleegkundigen) bepaalde samen met de projectverantwoordelijken, welke artikelen in de dienstvoorraad moesten komen. Doordat de afdelingen tweemaal per week bevoorraad werden, kon de dienstvoorraad meestal tot minder dan de helft teruggebracht worden.
Systematische bevoorrading
 De “fijndistributie” is verantwoordelijk voor het bestellen en uitpakken van de goederen. De groep bestaat uit 1,9 VTE, waarvan 1 persoon voltijds en 3 personen deeltijds. Elke medewerker is verantwoordelijk voor een aantal afdelingen.
Per afdeling heeft elk verbruiksartikel een vaste plaats met een etiket voorzien van de naam van het artikel, de locatie (lokaal, kast en legger), de vaste bestelhoeveelheid en een barcode voor het scannen.
De voorraad van elk artikel is in regel opgedeeld in een verbruiksvak en een stockvak. Als het laatste artikel uit het verbruiksvak wordt weggenomen wordt het etiket omgedraaid, zodat de melding ‘te bestellen’ (fluo etiket) zichtbaar wordt. Vanaf dit moment worden de goederen uit het stockvak verder opgebruikt.
Tweemaal per week komt de fijndistributie langs om de goederen te bestellen. Zij draaien de etiketten terug om en brengen het stockvak over naar het verbruiksvak.
De gegevens worden digitaal doorgezonden naar Hospital Logistics. De volgende werkdag worden de goederen in afgesloten rolcontainers tot op de verschillende afdelingen geleverd. De fijndistributie controleert de goederen aan de hand van de bijgeleverde leveringsnota’s en zij plaatsen de goederen in het correcte stockvak.
Cross-docking
In principe worden in de voorraad van Hospital Logistics enkel de verbruiksgoederen geplaatst met een hoog verbruik. Goederen met een laag verbruik worden door Hospital Logistics bij de leverancier besteld zodra er een elektronische aanvraag is. De levering van deze cross-dockings gebeurt dan binnen de week.
terug naar overzicht
|
