more

Imeldaziekenhuis Bonheiden

Begin 2017 hebben we de voorraadartikelen van het centraal, het steriel en het CSA magazijn verhuisd naar de site van Hospital Logisitics (HL) te Aarschot. Zij leveren nu al enkele maanden aan ons ziekenhuis en ons woonzorgcentrum Den Olm.

Hospital Logistics richt zich uitsluitend op de goederenlogistiek van de zorgsector en dit al sinds 1996. Chris van Dingenen, diensthoofd Interne Logistiek is heel tevreden met de nieuwe samenwerking.

“Tijdens ons maandelijks overleg bespreken we lopende issues en wordt de operationele werking telkens bijgestuurd. Je ziet echt dat HL een langetermijnvisie heeft voor ons ziekenhuis. Daarnaast hebben ze heel wat ervaring in de zorgsector. ”

Korte geschiedenis
Tot 2016 beheerden het centraal, steriel en CSA magazijn hun goederen zelf op de site van het Imeldaziekenhuis.  De magazijnen  plaatsten de bestellingen rechtstreeks bij de leveranciers, verzorgden de opslag in onze magazijnen en de orderpicking (pakken van bestelde goederen in het magazijn). Interne logistiek stond bijkomend in voor het scannen van de MIN/MAX-opslag op de afdelingen, het transport en het inruimen.

De samenwerking met HL is er gekomen na een grondige analyse van onze logistieke organisatie.

Waarom is er beslist de magazijnfunctie over te overhevelen naar HL?
“Binnen het ziekenhuis streven we naar een optimale inzet van de beschikbare middelen. De nieuwe werkwijze verhoogt de efficiency van onze processen en is economisch de meest verantwoorde keuze. De vrijgekomen ruimte die hieruit voortvloeit, kan nu ingevuld worden voor zorg gerelateerde doeleinden.”

Wat werd overgeheveld naar Hospital Logistics?
“HL beheert de operationele aankoop, de opslag en de distributie van de voorraadartikelen uit het centraal, het steriel en het CSA magazijn.”

Wat blijft er bij Imeldaziekenhuis?
“De aankoopdienst en de steriele apotheek blijven de condities met de leveranciers bepalen. Interne logistiek blijft eveneens instaan voor het scannen en beheren van de MIN/MAX-opslag op de afdelingen,  het intern transport en het inruimen.”

Welke is dan de grootste verandering?
“De materialen zijn nu fysiek verder weg dan voorheen”, vertelt Chris Van Dingenen. “Vroeger lag de stock hier in het ziekenhuis, vandaag liggen deze een kleine dertig kilometer verder te Aarschot. Voor de rest verandert er niet zoveel. Nu moet er in de webtool van HL besteld worden in plaats van via onze ECO software. De MIN/MAX-opslag op de afdelingen blijven we zelf beheren, scannen en inruimen. Ter ondersteuning van de afdelingen zijn er werkinstructies opgemaakt die alle nodige informatie voor de afdeling duidelijk weergeeft.”

Interne logistiek
“Ik kon in het verleden gewoon zelf even gaan checken of we nog materiaal hadden liggen. Deze gaf ik dan ook direct mee”, zegt magazijnier Tim Schoeters, die vroeger werkte in het steriel magazijn.

Nu is hij één van de contactpersonen voor alle vragen omtrent HL. Af en toe krijgt hij dringende telefoontjes met een bijbestelling. “Wij geven die vraag door aan HL. Samen analyseren we de vraag en bekijken we dan hoe snel de bestelling kan geleverd worden. Dit verloopt vlot. Ik  stuur een mailtje naar HL of ik bel even. We zoeken altijd naar een oplossing die zo goed mogelijk is voor onze afdelingen.”

Is het dan de bedoeling dat je ad hoc gaat bijbestellen? “Eigenlijk niet”, vertelt Chris Van Dingenen. “We werken met vaste bestel- en levermomenten voor onze afdelingen. Hiervoor kreeg elke afdeling een logistieke menukaart met een duidelijk overzicht. Bijbestellingen moeten we vermijden. Soms zijn spoedbestellingen wel mogelijk, maar daar hangt een extra kost aan vast. De logistieke organisatie op de afdeling kan op sommige vlakken nog wel verbeteren zodat dit in de toekomst vlotter verloopt. De twee magazijniers, Tim en Steven voelen dit het beste aan. Zij weten welke afdelingen er frequent bellen voor een extra levering.”

Chris is er zich van bewust dat sommige diensten bijzondere aandacht vragen. “Een aantal cruciale afdelingen zoals OK, Cathlab, Diabetes hebben speciale materialen die niet standaard in de voorraad aanwezig zijn. Samen met hen ben ik dan ook hun logistieke organisatie aan het bekijken en zullen we onze hulp bieden om dit verder te optimaliseren. ”

Kwaliteitsopvolging
“Wij krijgen dagelijks overzichten van backorders en incidenten zodat wij de vinger aan de pols kunnen houden”, vertelt Chris, “Ook volgen wij indicatoren (KPI’s in boordtabellen) op in de maandrapporten wat ons toelaat kort op de bal te spelen en bij te sturen waar nodig.” Het verplaatsen van onze voorraad naar een andere locatie bracht ook een verandering met zich mee voor een aantal medewerkers. Sommigen veranderden van dienst, anderen kregen een andere jobinhoud.”

Implementatie op afdelingsniveau
Hoofdverpleegkundige Marijke Van Camp: “Op onze afdeling is de omschakeling naar HL vlot verlopen. Wij hebben ook niet echt specifieke of speciale materialen in onze stock. Onze logistiek assistente Linda Heremans was er ook snel mee weg.”

“Voor de overgang hebben we onze stock nog eens nagekeken met Chris van Interne Logistiek. De bevoorrading van onze stock werd verhoogd en bepaalde artikelen hebben we laten aanvullen”, vertelt logistiek assistente Linda. “In de eerste week van de overgang waren er soms nog enkele kleine onduidelijkheden die snel werden uitgeklaard.”

Linda doet het stockbeheer van Heelkunde 1 bijna volledig autonoom. Zij bestelt de voorraadartikelen. De verpleegkundigen van de afdeling laten weten wanneer ze bepaalde artikelen missen. “Ik kan altijd mailen of bellen naar onze dienst Interne logistiek wanneer ik een vraag of een probleem heb. Ze zijn steeds in staat om een duidelijke oplossing te bieden.”

 

Chris Van Dingenen
Diensthoofd interne logistiek

Imeldaziekenhuis Bonheiden

Hoe kunnen wij je helpen met jouw logistieke organisatie? Contacteer ons, vrijblijvend.